[collect]周报的逻辑

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缘由:

无意间浏览看到的文章,引人思考,转载至此做个备忘,常读常新。

正文:

参考解答:
摘自一封内部邮件,公开也无妨。

最近新同事加入很多,按照我的要求,入职半年内需要发送周报给我,半年后自己选择是否仍需发送。这里有个看起来很愚蠢的问题。

为什么要发周报?
行业内可能大部分的人都认为,周报就是流水账,是主管显示权力的手段。最后还就真把它给搞成了一封流水账,或寥寥数语。但这是错误的理解。
在职场中,有一条冷酷定律,叫做“如果主管不知道你做了某件事情,相当于你就没有做过这件事情。”听上去不近人情,其实完全符合实用逻辑。工作分很多类别,有结果容易显露出来的,比如策划案;有不容易显露出来的,比如市场调研和用户维护;有重复性较强的,比如内容审核和数据统计;还有种情况是任务周期较长,在这个过程中需要让别人了解进展情况。
大家并不是为了上司而工作,但对于工作的结果,我们都希望得到一个公正的评价。
各家公司里常有一些私底下的议论,比如说,谁谁谁天天围着上司转,谁谁谁很会搞上级关系等等。在今年的“畅游人事门”里,有自称畅游员工的人匿名抱怨道:
公司中马屁精当道,领导任人唯亲,认认真真工作而不会拍马屁的,几乎不太可能绩效被评为“A”。以刚结束的第一季度绩效评比结果为例,某部门天龙八部项目组成员,一共6个A级以上绩效的,5个都是整天围着领导转、天天往领导座位上跑,去“汇报”问题的。所以,在这里工作,跟对领导实在是太重要了~~如果你是一心做技术而不会拍马屁的,千万别到这里来。
对于这段“曝料”,我作为一个管理人员很不以为然。善于让上司发现自己的成绩,听到自己对项目的看法和建议,这当然是一种职场优势,难道让上司成天找你谈心询问工作详情?下级经常抱怨上司不重用自己,甚至不了解自己,但人和人之间的作用力是相互的。为了让上司重视和了解自己,你又主动做了什么?如果别人在这一点上比你沟通得更多,他可能就会更受赏识,继而变成你心目中的“马屁精”。
话虽如此说,考虑到主管的忙碌情况,以及职场中常见的内向与谨慎,每个人都和上司多多接触也不太现实。因此才会出现周报这种形式,方便主管用最低的成本掌握每个人的工作情况。
周报通常被拆分为三个部分,第一部分是本周工作进展。如果是上司已经知道的成绩,一笔带过即可(别记流水账)。关键是介绍上司可能不清楚的部分,比如器材数据库的更新情况、自定义分类的审核情况、VIP用户的维护情况、市场调研的进展、统计项整理的进度等等。如果你不讲,我连这个事情有做没做都不知道,多半要当你没做。结果你委屈,我也心里不踏实,觉得诸多事项怎么就没人管了,大家每天都在瞎忙些什么。
第二部分是下周任务安排。严格来说,这部分并不是给我看的,而是给自己看的,写在周报里只是为了向上司证明自己有计划,有妥善的安排。合理的计划决定时间管理水平,时间管理又决定工作效率的高低。这个浅显道理大家都懂。
第三部分是本周工作的感慨,包括对工作的思考/疑问/不满/建议等等。其实主管都爱看这部分,因为可以更深入地了解一个人,但大部分周报都不爱写这玩意儿,觉得犯傻气,没话说,如果平时发言也不多,更容易被当作是“不积极,没想法”。这时你可能又委屈了,甚至还悲愤了,但你不来主动沟通,我又从何得知你“很有想法”或是“有所不满”呢?管理者要做的事情很多很杂,没时间频繁找你开会或是私聊,周报是上下级之间高效率的沟通手段,也是你得到上司理解、帮助最便捷的工具。
所以我对新同事有硬性的要求,入职半年内必须发送周报,第三部分的感慨不低于300字。大家都知道我现在分管多头,特别忙,不一定能及时准确地掌握你的工作情况。周报可能是除了每周两次例会之外,我了解你和进一步帮助你的主要方式。未必长篇大论,写长了我看着也累,意思到了就行。
此外,养成每周定时进行自我总结,下阶段规划的习惯,其实也是件好事。借助周报的形式,每周拿30-60分钟出来做一次工作梳理与思考,对建立全局观,加强条理性有非常大的帮助。

周报是什么呢,它是一个管理上的怪胎。

几乎2年前,我写了篇文章《周报的逻辑》,据说还被某广州IT公司内部群发。回头来看,正如我对自己博客的长期总结:1/3是蠢话,1/3是废话,只有1/3还值得一看。
时隔22个月,我打算重新谈一谈周报这个话题。
首先,周报起源于管理者对下属的不了解,不信任。因为不知道你最近在做什么,接下来准备做什么,所以要给我一份汇报。又因为对你不是很信得过,所以用“每周一期”这样的高频度向我汇报。
了解和信任在职场中,其实是极为稀罕之物。别不开心,这是实话。上司每天站在身后盯着你工作吗?他在每台电脑里安装了监控软件吗?那他怎么知道你的工作进展——既然他不是跟梢或者黑客。
懂得跟上司主动沟通的人不多,即便有,也会被同事鄙夷为“马屁精”。大多数人都坦然地等着上司找自己来问话,你想想情景是不是很傻……XX,你最近的任务进展如何了?定期重复的问题会让两边都觉得厌烦,挨个问过来更是浪费时间。若把这环节放在周会上,不仅流程又臭又长,说不定又有点被公审的不快。
换个角度看,如果上司不了解你的工作进展,还有什么别的方式可以获得他的信任吗,难道他同意招聘你就应当无条件接受你吗?
职场有三条规律:
1、级别越高,获得信任感越多,于是降低了沟通频度的要求
2、沟通越充分,获得信任感越多,于是提高了沟通频度的要求
3、管理者掌握信息越全面细致,通常执行力也就越强
综合以上,中层对基层的管理必然重视高频度的沟通。作为一周事务的总结备忘,可靠存档,每人花二三十分钟写周报,主管花半个到一个小时浏览回复周报,是上下级沟通节奏感最佳的方法。按照完美逻辑,下属藉此定期整理自己的工作思路,上司藉此了解全局动向,倾听下属反馈。花费的时间少,效率高,堪称完美制度!
现实总是不如想象的那般完美。
从下属的角度说起。理解周报积极意义的,以我所见不足三成,能在周报里做好总结梳理,计划安排的不足一成。有的啰嗦,有的潦草,大多数记流水账,看起来相当之辛苦。我甚至武断一点讲,你能把周报写好,也就有做好主管的一半资质了,至少证明总结和计划到位,又对上级有起码的耐心与责任感。
可惜得很,90%的周报是达不到这个目标的,阅读它们既费力又无聊,接近于做无用功。原因一是不理解甚至憎恶周报,二是确实没有总结计划的能力,三是懒,嫌总结计划烦,能敷衍就敷衍过去。
而站在上司的角度呢,每周看大量的劣质周报是种折磨,真的,很受折磨。久而久之对周报也有生理性的厌恶。瞪大眼睛从满篇不知所云的流水账里,试图找出一些关键点来了解下属工作,却多是徒劳。甚至可以说,周报制度就是为10%像样的周报,以及10%的特殊情况(新人到岗或重大任务),浪费剩下80%的读写时间。
因为80%的浪费委实可观,除了那10%的特殊情况外(触发条件反射),上司在被烦到麻痹之后,看周报渐渐变成走过场,有可能连那10%“像样的周报”亦是草草对待。
另一个维度的弊端在于,上司其实并不打算深入了解每个人的工作。严格来说,他只对部分人的工作进度感兴趣,这“部分人”又呈动态分布。如某君这个月大受上级关注,下个月风平浪静按部就班。悲惨地讲,每个部门总有超过一半的周报被完整地浪费掉,上司漠不关心,还不能不写。难道要整个“周报排期表”一类的幺蛾子出来?
话说到这里,宛然打了一个死结。周报在理论上是高效率与高弹性的沟通制度,只是在执行中走样得厉害。既然走样无可修复,是否索性放弃周报呢?不行,其他沟通制度比周报更烂得多,或是适用情景有限。人和人之间的沟通是非常复杂的事情,越是感情生分,级别森严,利益纠葛,沟通就愈发困难。我见过不少人摇头叹气说:“沟通,主要是沟通出了问题。”“沟通,唉,沟通非常关键。”“我们得重视沟通,加强沟通。”他们真心诚意地讲这些屁话……反复讲,大声讲,形成回声!
如果不采用制度,仅仅靠上下级的交流意愿与技巧来加强沟通,则纯属一种意淫。一旦放弃了会议、汇报等管理手段,职场对话自由化,在稍复杂的工作环境里就会造成信息阻滞,引发混乱。用制度促进沟通是相当烂的做法,但啃树皮总好过饿死荒野对吧。哪怕生硬的沟通,敷衍了事的沟通,也比缺乏沟通更好,何况其中总有一小部分是有效的。而每个人每周就算浪费掉这二三十分钟,也不是什么了不起的损失。
所以你会看到周报成为大多数公司的常规制度,包括一家十几人的创业小公司,也有人笑着说,我们现在要写周报哎。语气颇不以为然。不过Boss只有一个,中间层的管理岗位又没有,不看周报,他怎么了解十来人的工作进展呢?周报也好周会也好,大都是令人厌恶的制度,也是管理人数增加,业务性质复杂后,无法回避的强制信息流通手段。
在这一点上,我的创业小队现在人数少,任务紧,士气旺盛,每天5分钟晨会更适合一些,但也仅仅匹配当前阶段而已。到了十几人,几十上百人,难免加入各种“令人厌恶的制度”。人生颇多无奈,渐渐习以为常。
沟通/理解/信任,是这蓝色星球上最为奢侈的东西之一。我们无法挑战人性中的缺陷面,只好用不完美甚至不合理,来解决另一些更要命的问题。
原文链接:

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