高效会议的原则和方法

=Start=

缘由:

整理总结一下能想到的「高效会议」原则和方法,方便以后参考。

正文:

参考解答:
低效会议六大特征
1、没有目标
2、没有准备
3、没有议程
4、没有结果
5、没有追踪
6、没有纪律
如何组织一场高效会议?
会前:
  • 明确会议目标
  • 只邀请必须的人参会
  • 提前发出邀请,最好是提前一天以上
  • 制定会议议程,明确会议时间,会议主持人(默认为会议邀请的发出者)
  • 参会人员需要提前准备
会中:
  • 遵守会议议程(时间安排、时间规划、一次讨论一个议题、不打断别人的发言、……)
  • 要有会议记录
  • 要明确产出
会后:
  • 及时发出会议纪要给大家
  • 跟踪会议结果
  • 定期进行会议效果评估、总结
参考链接:

=END=

声明: 除非注明,ixyzero.com文章均为原创,转载请以链接形式标明本文地址,谢谢!
https://ixyzero.com/blog/archives/4282.html

《高效会议的原则和方法》上有3条评论

  1. 不用技巧
    https://mp.weixin.qq.com/s/FYVi7_D3H5byJ4CY0HiGRQ

    自古以来,技巧都是大家所欣赏的。我们从小以来的教育也特别推崇这一点,比如小时候读书时特别喜欢研究解题的技巧。但是小时候练习书法时,老师曾经说过一句话:大巧若拙,讲的是很多书法大师在晚年之后追求这种境界,虽然第一眼看去写出的字很笨拙,像小朋友随手写的,但是书法的功力就体现在其中。

    后来越成长,我越发现,技巧并非第一位的,甚至在很多关键的地方,不用技巧变成最大的技巧,很多领域真的体现出「大巧若拙」的特点,比如下面几点:

    1、工作不用技巧
    不要本末倒置,解决问题是第一位的。

    2、投资不用技巧
    在投资上不用技巧,坚守基本道理:「买股票就是买公司」,反而能取得较好成绩。

    3、交友不用技巧
    有很多社交技巧教我们如何对待朋友,如何对待商业伙伴,如何对待家人。在这方面我相对比较迟钝,也容易给人留下不好的初印象:感觉对人不够用心。

    但是那些在「大浪淘沙」中留下的朋友却非常了解我的特点 —— 在意本质,而不是过于担心交往的细节。

    对我而言,能长期留下的朋友都是在价值观方面很匹配的人,大家对于世界、对于生活都有类似的基本看法,在意践行理念而不是随波逐流。

    当然,这方面我也会持续做出改进,因为交友毕竟涉及他人,我们必须能站在他人的角度上考虑问题,能真正做到「知彼解己」、「双赢思维」其实不容易。这不是技巧,这是最根本的原则,我需要更加注意。

    4、写作不用技巧
    内容方面,我也尽量少考虑技巧,而是围绕价值、观点和感受直接陈述。当然,金字塔原理给了我很多启发,依照这个原理,我改掉了自己过去的写作方法:在文章末尾才体现观点。

    在我生活、工作的重要方面,技巧变得没有那么重要,反倒是原则与目标的重要性不断凸显。
    其实生活、工作也体现「第一性原理」,即我们需要不断问自己,站在长期的角度来看,什么是最重要的?

    第一、最基本的原则 —— 即你个人的价值观,知道什么对,什么错,比只会判断片刻的利弊重要很多。

    第二、践行原则 —— 只有原则而不践行,相当于没有。我们会自觉忽略那些口若悬河、夸夸其谈的人,而愈发重视那些能踏踏实实践行原则的人。

    第三、有明确目标 —— 乌龟为什么能战胜兔子,靠的绝非技巧。技巧最多只会帮你提速50%,不会让你有质的变化,更不会改变最终战局。乌龟战胜兔子的根本原因在于乌龟相比于兔子有明确的目标。

  2. 高效会议的十三条军规
    https://insights.thoughtworks.cn/thirteen-military-regulations-for-efficient-meetings/

    1、确定会议目标:每次会议一定会有一个目标,只有明确目标,这是会议高效的前提。目标不明确的会议,可能没有开展的必要。

    2、确定会议议程:根据会议目标,把会议议程定义清楚,这样才能在开会的时候严格按照议程,准时结束。

    3、确定参会人员:尽量准确的确定参会人员。如果是讨论,要求参会人员都能有输入;如果是宣布某个决定,确保参会人员是需要被通知到的。如果邀请了不一定要在场的人员参会,对双方都是一个浪费。

    4、提前通知参会人员:定好会议时间、地点,要尽早发出邀请,这样有利于参会人员提前安排好其他工作或会议。同时,在发出邀请的时候,需要告知参会人员是否需要有提前准备的内容,比如组织某个讨论可能要提前收集、思考讨论的素材,组织workshop需要提前准备环境或者相关知识等。

    5、准备好会议需要的东西:不管是组织者还是参会人员,对要提前准备的材料、环境等都务必提前准备好,有时候可能还需要准备一些物料等。一旦有其中一人或者某一件东西没有ready,都会影响会议的高效开展。

    6、Timebox:严格控制每项内容的时间,避免会议超时。

    7、如果会议不能围绕目标展开从而没有价值,组织者应该提前结束会议;如果某参与者贡献有限或者没有贡献,TA可以选择提前离开后者组织者请TA离开。

    8、严格按照议程进行:讨论过程中很容易走偏,要注意及时拉回来,如果有新的需要讨论的内容,可以记下来下次再讨论。

    9、集中精力参会:非必须要用的情况下,所有参会人员盖上电脑和手机,专心参与会议内容。既然已经承诺可以参会,就不要担心其他工作被此次会议耽误,修build也不是会上看电脑的理由。如果真的有比会议更紧急的事情,可以不参会。(经常有code review或者feature kickoff的时候,有同学带着电脑一直低头忙着,不知道是在听会议内容,还是在忙什么。这样的情况需要尽量避免。)

    10、确定下一步行动计划:每次会议都需要在会上确定下一步行动计划,如果没有该次会议相关的下一步计划,也需要明确。

    11、做好会议记录:清晰记录会议的内容很关键,不仅可以share给没能参会但需要了解的人,也可以作为后续参考用。最好是在开会期间有人直接记录,而不是会后会议再记,这样能够记得清晰也更省事。

    12、发出总结:组织者需要针对会议结果进行总结,并且发送给所有需要知晓的相关人员。总结需要包括会议讨论事项、讨论结果、action及其owner等内容。

    13、执行相应的action事项:所有参会人员都要按照会上讨论的结果,执行好自己own的action,不要到下一次会议的时候发现action还没有做,这样非常影响会议的效果。

  3. 极限会议
    https://insights.thoughtworks.cn/extreme-meeting/

    极限会议是解决开会过多, 会议效率低下的一组原则和实践. 它基于两个简单的理念:
    1.如果一个实践是有用的, 那么我们能不能把它做到极限?
    2.如果每个人都尽自己极限努力推进会议进程, 那么会议定会卓有成效.

    会前实践
    开场实践
    会中规则
    收官实践

    实践背后的原则
    上面的一组极限会议实践, 背后其实基于两条原则: 以终为始, 保持张力.

    1. 以终为始: 在最早的时刻就把候选结论抛出来, 后续的讨论只是对初始结论的修正. 任何跑题的讨论都通过命题调教或举例说明拉回来.
    2. 保持张力: 方式很多, 暴露异议来PK, 减少必要信息供给来促进思考, 制定不利的初始结论来提升紧迫感. 组合运用这些手段可以得出更多的规则.

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注