整理总结的一些远程办公经验和实践

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缘由:

今年因为疫情的影响,国内的大部分公司都不得不进行远程办公的实践,因此也出现了很多关于如何提高远程办公效率的文章,我看了不少这样的文章,同时结合一些自己的实践和思考,整理总结一下暂时能想到的提高远程办公效率的经验和技巧,方便后续不断回顾和思考。

正文:

参考解答:
  • 首先需要强调和记住的是:远程办公/晚一点开始办公并不意味着不开始工作,而是在家办公,在家办公也要讲求效率和产出。
  • 其次就是远程办公因为团队在物理上不在一起,所以相比于常规办公而言,更需要【提前做好一些约定】和准备(不论是心态上的还是工具上的),以尽量减少沟通效率下降产生的影响。
  • 在个人效率方面,可以通过【固定办公时间】、【固定办公位置/场地】、【每日工作计划、小结】等方式以提高工作效率和产出。
  • 最后就是做好目标管理和任务拆分,还有完成情况统计,减少因为情绪、状态、突发事件等问题导致的产出、效率不稳定。

首先,是要找到合适的人才。

他们会具备独当一面的能力,技术水平不用担心;具备较强的沟通能力,即便远程不在场,也能通过其他方式(比如文档、电话、邮件、即时通讯等方式)将必要的信息传达到位;具备较强的自驱能力,不用人盯着也会把事情做好。

方法

其次,最好还要有一些技巧、工具能让人更好的发挥能力、提高效率。比如:

工作时间提前约定(避免出现在工作时间却无法联系到人的情况,不利于团队信息的沟通和同步);

目标管理(每日工作计划、任务拆分、完成情况记录和统计);

工作文档(包括但不限于日报/周报、邮件)的格式、内容要求;

定期进行任务状态执行进度汇报;

定期进行内部分享交流。

工具

即时通讯
  • 微信、钉钉、企业微信、Slack、……
文档协同
  • 腾讯文档、Confluence、石墨、飞书、语雀、……
任务管理
  • Jira、禅道、腾讯TAPD、Tower、Trello、Teambition、……
会议工具
  • Zoom、腾讯会议、钉钉、WeLink、飞书、……
代码同步
  • 自建GitLab、GitHub、内部自研、……

个人注意事项

  • 最好设置固定的【办公时间】
    • 准时起床准时上班,按照工作状态要求自己快速投入。
    • 清晰地区分好工作和休息时间。不要工作一会就想躺下来睡一会,或者去弄点零食吃,这样完全无法保持专注。
  • 创造良好的【办公环境】
    • 尽量规避在床上办公和随地办公的情况。
    • 尽量换上正式的服装,创造一种仪式感,避免邋遢随意。
    • 和家人达成共识,让家人互相配合,不要随意影响自己的正常工作。
  • 及时记录、定期汇报【任务进度】
    • 每天下班之前,及时记录好当天的任务完成情况。
    • 当负责的任务有一个比较清晰明确的进展了之后(当然间隔也不能太长,中长期任务汇报间隔最好也要在3-5天以内,尽量避免信息不同步),要定期给上级汇报任务执行的进度。

参考链接:

PingCAP 的 5 年远程办公实践
https://mp.weixin.qq.com/s/alygC64BnIKbuuxBBZAOxA

左耳朵耗子:疫情下的远程办公,聊聊我的经验和实践
https://mp.weixin.qq.com/s/frMxPrhg9TjqcS_aSJMnVQ
https://coolshell.cn/articles/20765.html

远程办公第一天,这七点最关键
https://mp.weixin.qq.com/s/G1o0aOdm_fZ5VPOHWT3Kpg

肺炎疫情下,如何高效在家办公?来看看这份实用指南
https://mp.weixin.qq.com/s/yoqPP4L0-w4qU7770USX5w

估值 30 亿美元,连续 15 年纯远程办公,这家公司做对了什么?
https://mp.weixin.qq.com/s/Ju547qIG8s5FLet4lYwI8Q

疫情下的阿里员工,约定这样上班
https://mp.weixin.qq.com/s/4j715itQQPLivqfX0bseRw

字节跳动5万人在家办公,效率不降反升的故事
https://mp.weixin.qq.com/s/jZT-oic-D3Bhg4WtwJ5M_g

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https://ixyzero.com/blog/archives/4769.html

《整理总结的一些远程办公经验和实践》上有13条评论

  1. 远程办公,你真的安全吗?
    https://mp.weixin.qq.com/s/Gur4zb1RN83gWYq1X-c7xQ

    远程办公模式在为我们提供方便的同时,也带来了一些问题,其中安全性就是影响远程办公的重要因素之一,办公设备的不同、网络环境的不同,大规模人员的远程办公带来的安全风险成为我们急需关注和解决的问题。

    一、使用远程办公软件

    除了通过远程访问内网进行办公外,许多公司选择使用一些线上办公软件,比如以钉钉、企业微信、蓝信、飞书等为代表的协同办公软件;以好视通、263、Zoom为代表的视频会议软件;以石墨文档、腾讯文档、WPS+等为代表的文档协作软件。
    这些软件在使用过程中也要注意操作风险,譬如云盘等文件存储使用不当,在分享文件时没有设置密码,可能导致商业机密文件泄露;远程会议软件版本过低,可能存在安全漏洞,导致个人PC权限丢失。

    防护建议
    1. 建议将使用的远程办公软件更新至最新版本,避免低版本可能存在的安全漏洞;
    2. 在使用云盘分享文件时,如果文件重要性较高,建议对文件进行压缩并加密,同时分享文件时需设置提取码;
    3. 使用主流的知名办公软件,通过官方渠道下载安装。

    二、办公终端安全

    远程办公需要用到员工自有的电脑、手机等终端,个人终端因为难以统一管理,因此可能存在安全风险,例如操作系统未及时安装安全补丁,家里的Wi-Fi路由器漏洞长期未修复等安全问题。

    防护建议
    1. 尽量使用公司配备的电脑办公;
    2. 安装防病毒等安全终端防护软件,并定期进行杀毒;
    3. 及时更新家用电脑的操作系统和补丁程序,确保使用的是最新版本;
    4. 将家中的Wi-Fi密码设置为强口令;
    5. 不使用外部的公共Wi-Fi上网办公;
    6. 对设备设置开机密码,防止丢失或者被窃而导致的企业数据泄露问题;
    7. 安装移动APP时,请通过官方渠道下载。

    三、钓鱼邮件防范

    疫情期间也是钓鱼攻击的高峰时期,攻击者也会利用此热点进行钓鱼邮件攻击,目前国内外已经发生多起利用钓鱼邮件传播恶意软件的事件。

    防护建议
    1. 家用电脑远程办公时尽量只访问办公相关地址;
    2. 查看邮件时,一定要注意识别不明链接,不要打开来历不明的电子邮件或下载其邮件附件文件;
    3. 不要轻易打开与疫情相关的可执行文件,如“.exe”“.bat”“.csr”等后缀的文件;
    4. 注意关闭office中的宏功能。

    四、远程访问内网

    远程方案一:使用VPN网络直连内网
    VPN 即“虚拟专用网络”,可以理解为虚拟的企业内部专线,个人电脑通过VPN可直连公司内网,访问内网资源。

    安全隐患
    VPN 技术在实际应用过程中存在使用人员误操作造成的密码丢失,证书文件丢失等不可控风险。譬如员工安全意识低,造成 VPN 的证书或者 VPN 连接密码遗失,可导致内网权限丢失。

    防护建议
    1. 在部署VPN系统之前对其进行安全测试和安全加固;
    2. VPN连接需采用双重认证,在输入密码的同时输入当下时间的动态口令,减少可能受到的风险;
    3. 增加密码的强度,提高更改密码的频率。

    远程方案二:使用远程桌面连接内网
    远程桌面(Remote Desktop)是系统管理员管理计算机设备的常用方法。
    连接方式:
    1、使用私人电脑连接到公司的终端服务器或个人电脑,再访问内网资源;
    2、使用私人电脑连接终端服务器,由远程桌面服务器连接公司的个人电脑,再访问内网资源。

    安全隐患
    针对第一种连接方式,远程办公员工可以从家庭计算机连接到工作计算机,并访问所有程序、文件和网络资源;如果设置的密码强度过低,黑客可以通过暴力破解的方式进行入侵,可能导致远程桌面的权限丢失;
    针对第二种连接方式,远程桌面服务器的安全性非常重要,如果补丁更新不及时或者应用软件存在漏洞,也可能导致服务器被攻陷。用户在毫无防备的情况下,可被植入勒索病毒,甚至被黑客监听监控,执行窃取敏感信息等任意操作。

    防护建议
    1. 使用最新版本的远程桌面软件;
    2. 服务器及时更新安装补丁,同时使用终端防护软件进行防护;
    3. 设置端口收敛,避免企业遭受端口攻击;
    4. 设置计算机密码长度至少为10位,且密码由大小写字母、数字和特殊符号组成;
    5. 对远程桌面设置Windows安全策略,禁止剪切板、驱动器、COM/LPT端口、打印机等的重定向,防止数据传输;
    6. 在终端服务器或公司的个人电脑上部署IP-guard客户端,禁止通过网络发送文档的行为,防止文档泄露出去,同时详细审计文档流通情况。

    五、数据存储与备份

    远程办公过程中,数据共享方式主要是通过网络传输,数据安全也是远程办公需要关注的风险点。

    防护建议
    1. 公私数据分离,个人区不能访问工作区数据,同时工作区也不能访问个人区的数据和应用,保证个人数据的隐私和企业数据的安全;
    2. 敏感数据传输时,可加密压缩后传送;
    3. 及时做好数据备份,数据备份可参考”三二一“原则,即至少3份备份,至少保存在两个物理位置,至少保存一份在私有云。

    六、其他风险

    针对一些开发人员的“云办公”,会将编写出的代码上传至 Github 等代码托管平台,此类平台权限默认为公开,可能导致代码泄露问题;对于微信或 QQ 工作群没有做到进群人校验,或者群内存在离职人员未清退,导致群内分享和讨论的商业机密被泄露;攻击者利用疫情相关的文案,通过聊天工具进行网络诈骗……

    防护建议
    1.在使用代码托管平台时可以将其设置为私有仓库,或者企业自建 Gitlab;
    2. 使用企业版 IM 进行日常的工作交流;
    3. 进行统一的安全意识培训,增强个人防范意识。

  2. 【管理必学】如何做好早启动、晚分享、抓好陪访?
    https://mp.weixin.qq.com/s/DZ3A3d5WbvwqNOWOF2Z5kQ

    没有结果的过程就是个屁,没有过程的结果就是个屎!

    如何做好早启动、晚分享、抓好陪访?

    早启动核心:
    1、启动环节
    2、回顾环节
    3、上传下达
    4、明确工作计划
    5、激励士气

    晚分享核心:
    1、共性问题集体复盘
    2、个性问题一对一辅导
    3、角色演练
    4、录入资料和准备第二天拜访计划

    抓陪访-辅导16字方针:
    中间抓陪访:16字方针培养人(我说你听,我做你看;你说我听,你做我看);一起午饭;电话/微信群等掌握团队情况;前期每周至少4天下市场,后期每周至少2天下市场

    【纯干货】早启动一早、二早及晚分享实战攻略
    https://mp.weixin.qq.com/s/Y6nay14L-cFEXtOWht0Cgw

  3. 同样是远程办公,为什么有的企业运转效率还提高了?
    https://mp.weixin.qq.com/s/_YgWEB0wHs7AykIY2Pxkjw

    我有个朋友,他总结了一些中小企业远程办公的困境,我觉得挺应景的,也分享在这里。

    1,由于过往的企业内部知识的沉淀不足,导致大量工作的推进要靠“人”来维系。
    2,工作流程不清晰,导致协作过程中,沟通成本极高。
    3,管理成本提高,员工的目标管理、任务管理和绩效管理无法有效达成。

    三节课自己在远程协作过程中的一部分经验介绍:
    1、如何进行有效地目标管理,让员工始终保持同频?
    2、远程办公,如何在不大幅度提升沟通成本的前提下,确保项目正常推进;
    3、如何确保员工持续保持战斗力?
    4、如何通过流程规范+文档沉淀就能每天少开50%的会.
    5、如何让新员工快速入职,3天进入工作状态。

  4. 对于远程办公的一点点思考
    https://mp.weixin.qq.com/s/85LUwYc-8hLUs0x4Q82Bcw

    远程办公对程序员来说并不陌生,这个圈子里很多大佬都是远程办公的推崇者,比如《Rework》的作者。

    # 前提条件
    远程办公有个硬性前提条件,就是你的工作内容可以网络办公。如果你是富士康的员工或者海底捞的员工,那么远程办公基本没戏。如果你是程序员,编辑,设计师,那么完全可以尝试远程办公。这些职业都有一个最大的特点,只要有台电脑,能够联网就OK了。因为去公司办公无外乎也就是这两个硬核条件。

    # 最大障碍
    说完远程办公的前提条件,再来说说远程办公的最大障碍。
    有人可能会说远程办公最大的障碍是沟通问题,其实我觉得不是。都2020年了,通讯如此发达,远程办公的最大障碍怎么能是沟通呢。我认为最大的障碍是信任问题。

    也就是你的老板根本不信任你,认为你在家里会偷懒。这才是远程办公的最大障碍。老板给你发工资了,你能7*24小时在公司待着,才是老板最想看到的,这样他才觉得钱花的值。

    其实大可不必这样,如果老板能够明确团队的主要工作内容及目标,而且团队也能够及时完成既定目标。你管他是12小时工作制还是8小时工作制呢。我们的主要目的是完成既定目标,而不是员工是否在单位待够了8小时。

    # 关键因素
    下面我们来说说能否高效的实施远程办公的关键因素。
    1.团队leader
    能够制定清晰的团队目标。并且能够对每个员工的工作任务进行明确的细分。细分到每周团队该完成哪些工作,每个员工每天应该完成哪些任务。这对团队leader要求其实还是挺高的。
    2.团队成员。
    极强的自我管理能力,独立解决问题的工作能力。毕竟家里的环境,比起公司环境更容易让人放松。所以需要员工有高度自控能力以及强烈的责任心。至于独立解决问题的能力我是这样理解的,坐班的时候,遇到问题可以问周围同事,好心的同事总是会帮你解决掉。但是远程后你要有独挡一面的能力,因为你不可能总是要你同事远程帮你解决问题。

    # 远程办公的优势
    远程办公除了上述积极变化之外,还能带来很多明显的好处。
    * 节省员工通勤时间及经济成本
    对于员工来说,除了节省了上下班的通勤时间外,还能节省不少通勤的经济成本。有机构做过调查,北京的平均通勤时间在一个小时到一个半小时之间。节省出这一个半小时应该可以做不少有意义的事情。

    * 节省公司运营成本
    对于公司来说可以节省租用办公场地费用,以及水电费,办公桌椅等等。我相信场地租用费用,对每个公司来说都是一个不小的数目。

    * 有效减少浑水摸鱼者。
    其实很多团队都有浑水摸鱼者,他们的总体表现是这样的,加班加的比较猛,会跟领导搞关系,也就是厚黑学玩儿的比较好,但是实际工作产出不多。远程办公之后,只按工作绩效考核,你在耍小聪明没用了,我不相信你还能够通过远程语音拍领导马屁。

    * 提高工作效率。
    很多公司和团队都有开会文化,有点儿破事儿就要拉个会议。与其说为了解决问题,不如说是为了显示某些领导的存在。远程办公后,虽然视频会议很方便,但是我相信没有哪个领导会没事儿就拉个远程会议玩玩,因为远程会议对显示领导威严大打折扣。

    # 远程办公的劣势
    当然任何事情都是有两面性的,有好处自然就有坏处。
    * 不适合新员工成长
    远程办公的坏处还是有的,就是不适合帮助新员工成长,我觉得新员工成长,特别是刚毕业的新员工,成长最快的方式还是通过周围同事的耳濡目染。刚毕业的员工进入公司不光要学习业务知识,更多的是接人待物的技巧。

  5. 飞书的前世今生
    https://mp.weixin.qq.com/s/jGSl3Uj6t3q3gJBAbanxKw

    逐步将公司内部使用的工具和应用重新架构,变成可出售的外部服务,这套公司经营理念应该是来自亚马逊。

    一旦缺少外部竞争,机构就变得臃肿低效。可更大的诅咒是,每当公司试图通过引入外部竞争,比如竞标,或是开始仔细控制成本时,机构的官僚主义就变得更加严重。

    亚马逊试图逃脱这样的大公司诅咒,于是才有了亚马逊的网络服务产品AWS。这背后的逻辑是,亚马逊将公司的一部分机能扩展成平台,以此对抗公司内部日渐低效和技术发展停滞的问题。
    -- TechCrunch,亚马逊吞噬世界

    即便这种内部工具商业化、外部化的方式失败,公司也会沉淀下来一批量化指标和数据,发现自己开发、使用的工具,是不是已经显著地落后于竞争对手了。

    亚马逊用这种内部工具商业化、外部化的方式,来替代内部调研、审计这些浪费时间又官僚主义的办法,于是,亚马逊形成了一个能够产生现金流的反馈闭环模式,这样的方式,让它能够迅速发现内部的各种问题。

    有种说法是,你所赚的钱基本能反映你对这个世界所创造的价值,而亚马逊就在十几个领域里量化出了自己的价值。
    -- TechCrunch,亚马逊吞噬世界

    工具开放的好处很明显:一是拓展业务,有更多的收入;二是对外的业务有更高的要求。

    1.飞书的起源是Inbox
    2.徐哲和GTD
    3.后Office时代
    4.创意精英
    5.All in one 的两个方向
    6.国际化和团队管理
    7.过去和未来

    协同软件功能的分类:

    通讯工具
    - 实时聊天工具工具、文件评论&群组消息
    - 电话会议
    - 可共享屏幕的视频聊天
    - 基于项目对话

    项目管理
    - 工作流程自动化
    - 记录储存工作流程
    - 头脑风暴工具、写字板
    - 任务列表,包含到期日、子任务等
    - 计划&日历集成,有提醒功能
    - 甘特图

    文件分享与管理
    - 安全,支持不同文件类型
    - 文件可以有注释
    - 跟踪更改、版本控制
    - 编辑与访问权限
    - 共享文件夹

    很多协同产品最初满足 3 个核心功能之一,然后开始演进、集成其他功能。在场景的通用性上,通讯>文件>协作。类似于办公环境,最重要的是同事之间相见可以沟通,其次才是配发纸笔文件存储信息,最后的一个因素才是开始协作。互联网先产生通讯,然后是信息存储,再后是信息的流通与消费。

  6. 疫情之下:如何高效远程办公
    https://mp.weixin.qq.com/s/8-Lw57ykFXZtb_vI9CXdEA

    作为一个有多年异地团队管理经验的互联网老兵,针对远程高效办公我有以下五点建议:
    01、制度改进
    首先建立打卡制度;
    建立早会制度;
    晚日报制度;

    02/明确团队目标
    缺乏面对面的沟通很容易造成团队工作目标不清晰,这会导致很多不必要的误解和冲突。

    团队目标最好符合SMART原则:
    Specific:团队目标必须具体而不能模糊
    Measurable:团队目标必须可衡量
    Attainable:团队目标必须能够达到
    Relevant:团队目标要与公司整体目标有强相关性
    Time-Bound:目标必须有明确截止时间

    另一种管理方式不得不提:OKR。我理解OKR有以下几个关键点:
    * 目标聚焦具体可衡量
    * 关键指标由任务执行者自行制定卓越目标并和上下级共同校正
    * 数据闭环检查反馈关键指标,并根据反馈做出改动
    * 更短的评价周期和改变计划

    03、目标拆解为任务
    远程办公,沟通是个很大问题。那么把每天或者每周的目标拆解成一项项要去做的任务就更重要了!
    拆解之后的任务全部记录在线上工具上:JIRA、WIKI、DOIM都行。这样方便相互检查,同时大家所有的具体工作都能透明,极大降低了沟通难度。
    比如这个月目标是把注册率提升50%,那作为团队管理者就要把这个目标拆解成这周要做什么任务、今天要做什么任务。

    04、协同工具要用溜
    远程办公要提效,协同工具是必不可少的!
    公司需要要为员工准备好线上协同工具,还要同步抓好线上培训。

    沟通协同类:钉钉、企业微信都不错,还在用微信的赶紧趁机换了吧,也算是为未来提效了。

    文档协同类:WIKI、石墨文档挺好用,用好了也可以作为沉淀企业知识积累的工具。更重要的是,用这些工具可以实现大家远程共创各种文档,比如产品文档、技术接口文档、头脑风暴库。加大信息流动速度,就是提效!

    资源传输类:百度网盘、自建FTP、高端点来个SVN都是极好的。用起来,大家的劳动成果也可以妥善保存起来了。

    目标管理工具:OKR类的推荐头条飞书自带的工具,TITA也还行。实在不愿意花钱,WIKI凑合用也行。项目推进,JIRA、TEAMBITION都还不错。远程办公,用这些工具把目标、任务、截止时间、复盘节点等等,呈现给所有人,透明高效。

    05、对员工的建议
    前四点,是对公司对团队的建议。最后谈谈对个人的建议。
    第一点,定闹钟准时起床、洗漱完毕、穿戴整齐,仪式感很重要;
    第二点,一定不要在卧室、沙发等休息的地方办公;
    第三点,晨会准时到,认真听,高速反馈;
    第四点,写一份好的日报;

    改变就趁现在!强大的组织可以在危机中进化重生,反而是一次进化的契机!远程办公提效迫在眉睫,在家高效办公对经济的恢复至关重要!

  7. SANS的远程工作安全建议
    电子邮件和网络钓鱼: https://cc.sans.org/api/previews/launch/89005129-b9f5-42af-a66b-06246bfa973a
    远程工作: https://cc.sans.org/api/previews/launch/897a9764-5859-4ff7-9ecf-b283ee70a4d1
    社会工程: https://cc.sans.org/api/previews/launch/4b52ce99-da2b-4a0f-9e56-1f1ed3dc5c68
    创建一个安全家庭网络: https://cc.sans.org/api/previews/launch/cc2cb028-089a-452e-8723-84d19591f074
    以及,远程工作的三大安全习惯: https://www.sans.org/security-awareness-training/blog/top-three-behaviors-creating-cybersecure-remote-workforce

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